Belege vorsortieren statt Belegchaos
Mandanten kippen einen Schuhkarton Belege ab — die KI sortiert, erkennt und kontiert vor.
Klassische Software reicht — keine KI nötigDas Problem
Ein großer Teil der Kanzlei-Zeit geht für stupides Vorsortieren und Erfassen von Belegen drauf — Arbeit, die teuer ist, niemandem Freude macht und Fachkräfte bindet, die anderswo fehlen.
Die Lösung
Eingehende Belege (Foto, PDF, Scan) werden automatisch erkannt: Betrag, Datum, Lieferant, Steuersatz. Die KI schlägt das passende Konto vor und markiert Unsicheres zur Prüfung. Der Mensch entscheidet — aber nur noch bei den Zweifelsfällen.
Wie es funktioniert
- OCR liest die Belege (läuft on-premise, Mandantendaten bleiben im Haus).
- Klassifikation nach Lieferant, Betrag, Steuersatz.
- Kontierungs-Vorschlag auf Basis der Kanzlei-Historie.
- Unsichere Fälle werden markiert statt stillschweigend geraten.
Was sich ändert
Die Vorerfassung schrumpft drastisch; Fachkräfte machen wieder Beratung statt Tipparbeit. Entscheidend: Die KI ersetzt nicht das Urteil, sie räumt nur den Weg dorthin frei.
Ehrlich gesagt
Vieles davon ist gar keine „KI-Magie“, sondern solides OCR plus Klassifikation — teils reicht klassische Software. Ein Sprachmodell hilft bei unklaren Belegen, ist aber kein Muss. Und: Bei Steuerthemen muss der Mensch die letzte Instanz bleiben.